《海外留学経験を生かして働く仕事秘書業務》

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■《語学力》と《対応力》、《人間性》を生かした業務

《語学力》と《対応力》、《人間性》と活かした、人気の秘書についてご紹介します。

　庶務の全てを管理、処理しスケジュール管理を行い業務をスムーズにし上司が本業に集中できるようサポートします。昨今、国内企業のグローバル化が進んでおり《語学力》を生かした秘書業務の需要が増加しております。業務内容と致しましても、多岐に渡り留学経験を生かした能力が必要となります。業務としては、求められる能力が多岐に渡り高度なコミュケーション力を必要としますが、異国の地で習得したコミュケーション力や対応力を生かすことのできる職種です。

電話応対	役員への電話を取次、必要な電話のみを役員につなぎます。
メール・手紙の処理	役員宛てのメールや手紙を確認し、必要なものを報告します。
スケジュール管理	会議・会合のスケジュールを社内外の担当者と連携して調整します。その他、多岐に渡り出張時の予約業務も行います。
来客対応	来客への対応・案内、同席を求められる事もあります。
文書作成	会議や商談に使う文書の作成をします。
その他	慶弔関連、お中元、お歳暮の手配など交際業務やオフィス環境の整備など行います。

　英語での文書作成もあるためライティング力や基本的なパソコンスキルも求められる他、取引先企業の来客対応としてビジネスマナーや接遇能力も必要です。外国人のお客様の来客時は《語学力》も必要になり上司のサポートをします。上司一人ひとりに求められる能力も異なり、上司が何を望んでいるかを自身で考える《対応力》や《柔軟性》が必要なります。留学経験で得た俯瞰力を反映する事ができるでしょう。

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■基本的な要件

【記憶力】

　秘書業務は同時進行で様々な仕事を行い、リアルタイムで上司のスケジュールを把握する必要があります。常に上司のブレーンとなり、取引先企業の情報も明確に記憶し必要な際には、上司に対し取引先企業の情報提供をします。

【判断力・行動力】

　想定外のことが起こりうることも多々あるので、臨機応変な判断力が必要になります。上司への確認作業も必要ですが、指示を待つのではなく常に先を読み自身が最良の選択をすることがスムーズな業務をする上で大切なことです。

【情報収集能力】

　上司に代わり必要情報を収集し、的確な情報を提供します。日頃から、探究心を持って様々な情報を積極的に仕入れビジネスシーンに生かすことが大切です。

【人間性】

　上司や周囲の人間から信頼される人間であることは秘書業務の中で最も大切なことの一つと言えるでしょう。社内の機密事項を知ることもあるので、守秘能力を兼ね備え外面的にもマナーや言葉使い、身だしなみも重要です。

一般企業での英語力

TOEIC 650

外資系企業での英語力

TOEIC 800以上

　一般的な秘書業務では英語力を採用基準としている企業は少ないですが、今後のグローバル化に伴い必要な能力です。海外からの来客対応時や上司が海外出張の際などは現地ホテル、航空券の手配、海外との取引が多い企業は日常的に英文レターの読解が必要になります。また、海外との関わりがなかった企業でも急な海外展開も珍しくありません。その際、基礎的な秘書業務にプラスα《語学力》を持っている留学経験者は貴重な存在と言えます。

　また、外資系企業に関しては日常会話のみならずビジネスシーンでも使える《語学力》が必要となり、昨今のアジア市場の拡大に伴い中国語や韓国語を話せる留学経験者はより必要人材と言えます。

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■資格の有無

　特段、資格の必要性はありませんが、高い能力と適性が必要なため経験者が優遇される傾向があります。現場の業務をこなしながらも秘書業務に関わる資格を取得する方が今後のキャリアアップに有利と言えます。

〈秘書検定〉

試験内容としましては、筆記が主となっており難易度の高い順に1級・準1級・2級・3級となっており各レベルで秘書に必要なスキルである文書作成・ファイリング・スケジュール管理・マナー・接遇などの知識を問う設問が出題されます。

1級と準1級に関しては筆記合格者に対して面接試験が行われます。

〈国際秘書(CBS)検定〉

　外資系企業や海外の企業とのやりとりが多い企業で働く場合は、専門性や難易度も極めて高いこちらの資格を取得していれビジネスの現場において評価が高いと言えます。試験内容といたしましては、日本語と英語での高いレベルでの《語学力》が問われます。二次試験まであり、二次試験では英文ビジネス文書やオフィス実務の出題となります。

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■秘書業務のやりがいとは

秘書業務というものは、事務プラスαということになってきます。このプラスαの部分がとても広く企業によって業務内容は異なります。テレビやメディアからの情報では座っている時間が長く上司の横にいるイメージがありますが、実際の業務はとてもフットワークの軽さが必要であり、一人で何役もこなす必要があります。さらに上司との信頼関係の構築も大切な一つであると言えます。仮に上司の判断が間違っている時も信頼関係がある上で正しい方向にさりげなく方向転換ができるぐらいの力量が必要になります。秘書は上司、ひいては会社の経営に関わるキーパーソンと言っても過言ではありません。

　昨今、OA機器の発達や今後のAIでの発達により秘書業務の縮小も考えられますが、《語学力》や留学で得た経験を生かすことにより、従来の秘書業務から新しい秘書業務を作ることができます。TIP TOP JOBは海外留学経験で得た《コミュニケーション力》や《対応力》×《語学力》が秘書の適性に値すると考えております。

TIP TOP JOBは《語学力》だけでなく、《語学力×留学経験》という価値を求めている企業と求職者の間に入って留学後の人生をサポートしていきます。

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